Event Apps machen Konferenzen interaktiver

08.05.2015

Der Einsatz von Mobile und verschiedenen Apps steigt kontinuierlich und rückt auch bei Kongressen zunehmend in den Mittelpunkt. Auf Konferenzen möchten sich die Teilnehmer und Referenten informieren, Kontakte pflegen und kommunizieren. Können sie dabei sogenannte Event Apps sinnvoll unterstützen?

Gegenwärtig nutzen wir alle, die wir an Konferenzen teilnehmen, bereits viele Apps, sofern wir mobil kommunizieren. Und das tun inzwischen fast alle, sieht man sich die Verbreitung mobiler Endgeräte, den Zuwachs der Datenmengen und die Zeit an, die wir mit unserem Smartphone verbringen. Immerhin drei Stunden am Tag und fast neunzig Prozent dieser Zeit beschäftigen wir uns mit mobilen Apps. Vor einer Veranstaltung haben die Teilnehmer meist schon verschiedenste Apps benutzt. Via Apps nehmen sie Kontakt zum Veranstalter oder zu Teilnehmern auf, planen den Weg, checken mobile an Bord oder im Hotel ein, buchen Übernachtungen oder organisieren mobile ihre Restaurantbesuche. Auf der Veranstaltung selbst nutzen viele sicher wieder diverse Social Media Apps, darunter besonders jene zum Sharen von Videos oder Fotos.

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Veranstalter von Konferenzen und anderen Events können mit einer App ihren Besuchern dann einen wirklichen Mehrwert bieten, wenn sie wichtige Funktionalitäten vereinigen. Jeder Anbieter sollte vorher überlegen, welche Funktionen er seinen Besuchern anbietet, ausgerichtet an ihren wirklichen Bedürfnissen. Und er sollte wissen, welche Ziele er selbst damit verfolgt.

Intuitives Content-Management bei Event-Apps

Eine Veranstaltungs-App sollte über ein intuitiv erfassbares Content-Management-System verfügen, damit Veranstalter ihre Inhalte einstellen und anpassen können. Auch über aktuelle, kurzfristige Änderungen bei den Referenten, Zeitplänen oder ausgebuchten Workshops können die Teilnehmer dadurch zeitnah informiert werden. Überhaupt kann eine solche App, vorausgesetzt sie ist gut durchdacht und den Bedürfnissen angepasst, zur zentralen Anlaufstelle für die persönliche Organisation der Teilnehmer werden.

Jürgen Mayer, CEO der plazz AG hat inzwischen vielfach Apps auf Tagungen und Kongressen oder unternehmensinternen Tagungen eingesetzt und eine Corporate Event App entwickelt. Seiner Meinung nach ist die Voraussetzung für den erfolgreichen Einsatz einer Event-App eine leichte Zugänglichkeit durch ein userfreundliches Backend und eine hohe Nutzerfreundlichkeit, denn eine gute Usability ermöglicht kurze Klickwege, um das Augenmerk auf das eigentliche Live-Geschehen zu lenken.

Die teilnehmenden Gäste erhalten über ihr Smartphone oder Tablet zeitnahe und stets aktuelle Informationen zu den Speakern, Vortragsinhalten, Hintergrundinformationen, Zeitplänen oder Anfahrtswegen. Die Programminhalte müssen nicht ausgedruckt werden und Druckkosten und Umweltbelastungen lassen sich deutlich verringern.

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Ein wesentlicher Mehrwert einer Veranstaltungs-App besteht vor allem in der Kommunikation untereinander. Viele Apps bieten Chatfunktionen und die Möglichkeit, andere Teilnehmer oder Referenten zu kontaktieren. Die Vorträge lassen sich live bewerten, Echtzeit-Umfragen und Publikumsbeiträge zu den geführten Podiumsdiskussion beeinflussen die Eventdramaturgie nachhaltig und die Teilnehmer interagieren auf diese Weise direkt und sie können sich aktiv beteiligen.

Nicht zuletzt lassen sich mit einer solchen App Informationen sammeln und auswerten: Daten über Besucherströme und hier können auch Beacons zum Einsatz kommen, über Beteiligungen an verschiedenen Veranstaltungsformaten oder über die Interaktionen der Teilnehmer.

Fotos: flickr PUBKON

Links
» Konsumenten-Studie von B2X und Motorola Mobility, yahoo Nachrichten
» Tipps und Tricks zum Thema Event-Apps, MICE club
» Event-Apps richtig planen & einsetzen, eveosblog
» Wie Beacons den stationären Handel verändern, Referentenblog

Autor: Renate Eck

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