17 Aug 10 Tipps: Wie Sie von einer Event-Jahresplanung profitieren

Im September starten einige große Veranstaltungen, die für Marketing und Kommunikation eine hohe Relevanz haben. Aber sind Sie als Unternehmen wirklich gut darauf vorbereitet? In Messe- und Veranstaltungsbesuche wird sehr viel Geld investiert, ohne deren Nutzen zu hinterfragen. Nicht immer profitiert aber das Unternehmen vom neuen Wissen oder den gewonnenen Kontakten.Sicher wissen Sie, an welchen Veranstaltungen Sie demnächst teilnehmen. Doch hat Ihr Unternehmen einen Messe- und Eventplan? Falls nein, sind Sie in bester Gesellschaft. Die Mehrheit der Unternehmen oder Agenturen hat keine langfristige Jahresplanung und die Mitarbeiter sind nicht darüber informiert, auf welchen Konferenzen oder Messen ihr Unternehmen mit einem Vortrag oder Messestand an Bord ist.

Hierzu sprach ich mit Meike Leopold, Autorin und Expertin für digitale Kommunikation, Start Talking. Das Thema, wer das Unternehmen und seine Inhalte als Speaker bei Messen oder Events vertritt, wird in vielen Unternehmen nach ihrer Erfahrung noch stiefmütterlich behandelt.

„Häufig gibt es keine wirkliche Strategie für das Speaker Management. Das Thema wird nicht zentral gesteuert. So fehlt nicht nur die notwendige Abstimmung zwischen verschiedenen Abteilungen wie Unternehmenskommunikation oder Vertrieb, sondern auch der Überblick, welcher Speaker welche Zielgruppe wo am besten erreichen kann.

Die Folge: Sprecher werden nur sporadisch, aber nicht strategisch „platziert“. Oft werden vorhandene Angebote der Veranstalter gar nicht genutzt. Dabei hat ein professionelles Speaker-Management nicht zuletzt auch für die Unternehmenskommunikation viele Vorteile:

1.    Das Unternehmen wird mit seinen Themen bei relevanten Events oder Veranstaltungen sichtbar.

2.    Es baut Markenbotschafter für verschiedene Themen auf.

3.    Aus den Keynotes und Vorträgen von Vordenkern oder Experten lässt sich in vielen Fällen nützlicher Content für die Kommunikation generieren.“

Damit Unternehmen ein so wichtiges Instrument im Marketing Mix im Blick haben, sollten sie einen Messe- und Eventplan nutzen. Nachfolgend habe ich Ihnen dazu 10 Tipps für mehr Wertschöpfung durch die Jahresplanung Ihrer Events zusammengestellt:

1. Messen und Veranstaltungen sind ein wichtiger Teil der Kommunikationspolitik im Marketing Mix und sollten wie alle Bereiche des Marketing konkrete Ziele und eine klare Planung erhalten. Welche Ziele und Zielgruppe möchten Sie mit Ihrem Messestand oder durch Ihren Vortrag erreichen?

2. Wer könnte das Unternehmen auf Messen, Konferenzen und Tagungen repräsentieren? Welcher Mitarbeiter sollte bestimmte Fachveranstaltungen als Besucher wahrnehmen. Hierzu muss ein Pool von Mitarbeitern festgelegt werden, die dafür in Frage kommen.

3. Voraussetzung für eine konkrete Planung ist es, sich aktuell vorab über relevante Messen, Konferenzen und ihre Inhalte zu informieren, zum Beispiel über die Eventsuche auf XING und anderen Plattformen oder den Branchenevents der digitalen Wirtschaft.

4. Danach kann zeitlich und organisatorisch geplant werden, wer an konkreten Veranstaltungen und in welcher Form teilnehmen könnte und sollte.

5. Eine Übersicht, die allen Mitarbeitern zugänglich ist, sollte auflisten, wer nimmt an welcher Veranstaltung in welcher Form teil? Über welches Thema spricht ein Mitarbeiter als Referent oder bietet einen Workshop an?

6. Zur Planung gehört auch, wie eine Veranstaltungsteilnahme effektiv vorbereitet werden kann. Wie kann der Teilnehmende vom Unternehmen dabei unterstützt werden?

7. Veranstaltungen sollten unbedingt nachbereitet werden. Dazu gehört in erster Linie, aktuelles Wissen und neue Kontakte für das Unternehmen so zur Verfügung zu stellen, dass auch andere davon partizipieren können. Besonders wichtig ist es, auf Events gewonnene neue Kontakte in diese Nachbereitung einzubeziehen.

8. Zur Nachbereitung gehört auch die Einschätzung des Teilnehmers über Effektivität und Kosten/Nutzen-Relation der besuchten Veranstaltung für die künftige Planung. Hilfreich ist hierbei ein standardisierter Feedback-Fragebogen.

9. Damit das Unternehmen profitiert, sind Reviews mit den Lessons learned als Vortrag und Präsentation für die Mitarbeiter empfehlenswert. Über Unternehmensgrenzen hinaus wirken Sie mit Beiträgen in Print und Online Medien, im Unternehmens-Blog und im Newsletter.

10. Nicht zuletzt im Follow-up: nutzen Sie Visual Storytelling und machen die Botschaft emotional erlebbar, binden Sie Bilder, Präsentationen und Videos ein. Vertiefen Sie das Thema in Fachbeiträgen und Interviews!

Foto: Rosa von Suess, flickr