27 Jan Wie die Veranstaltungsbranche von der Digitalisierung profitiert

Die Digitalisierung gilt bekanntlich als Wachstumstreiber für die Wirtschaft. Dabei bilden die Daten den Treibstoff. Doch welche Rolle spielt eigentlich die Digitalisierung in der Veranstaltungsbranche?
Für Sascha Lobo gehören Digitalisierung und Events ganz selbstverständlich zusammen. In einem Interview vom vergangenen Jahr verwies er vor allem auf „die Verschmelzung der Kommunikation des Veranstalters mit der Kommunikation der Besucher“, befragt nach den wichtigsten Trends der digitalen Transformation für die Veranstaltungsbranche. Er meinte damit vor allem, dass Veranstalter die zahlreichen Kommunikationsmöglichkeiten ihrer Besucher mit einplanen sollten, denn Informationen und Informationstransparenz seien das A und O für viele Teilnehmer. Lobo betrachtet soziale Medien zunehmend als Empfehlungsmaschinerie, als Wegweiser dafür, welche Veranstaltung lohnt und welche nicht.“ Und zum dritten würde sich „natürlich auch das Live-Erlebnis selbst“ durch die Digitalisierung verändern. „Trends wie Augmented Reality, Virtual Reality oder 3D-Projektionen“ seien nur Schlagworte, so Lobo, „die das Verschmelzen der Welten – der digitalen und der Kohlenstoffwelt“ beschreiben würden.

Digitale Transformation – klarer Trend für Veranstalter

Dass die Digitalisierung längst in der Veranstaltungsbranche angekommen ist bestätigt die XING Events Studie aus dem vergangenen Jahr, in der etwa 2.500 deutsche und internationale Eventveranstalter und 2.100 Teilnehmer befragt wurden. Über zwei Drittel der Veranstalter bewerteten die Digitalisierung als tatsächlichen und nachhaltigen Trend und 81 Prozent der Teilnehmer wünschten sich den Einsatz digitaler Angebote bei Events.

Wo spielt Digitalisierung nun eine Rolle in der Branche und was sind ihre Benefits? Bei den Veranstaltern wird die Eventorganisation immer mehr über Software abgewickelt, der Ticketverkauf verschiebt sich nachhaltig in Richtung Online-Ticketing und die Kommunikation mit den Teilnehmern findet zunehmend über Online-Netzwerke und spezielle Veranstaltungs-Apps statt. Auch die Kundenbindung erfolgt zunehmend über soziale Netzwerke und in speziellen Social-Media-Gruppen über das ganze Jahr hinweg. Neue Techniken ermöglichen die Event-Teilnahme aus der Distanz in Form von Webinaren und Live-Streams und erweitern damit die Zielgruppen maßgeblich.

Darüber hinaus sind Einladungsmanagement und das Teilnehmerhandling wichtige Aspekte der Digitalisierung, wodurch Veranstalter viel agiler als mit traditionellen Mitteln reagieren können. Eine zielgruppengenauere Ansprache der gewünschten Teilnehmer hat deutlich positive Auswirkungen auf die Eventvermarktung.

Teilnehmer profitieren von Digitalisierung

Für zwei Drittel der befragten Teilnehmer hat sich das Event-Erlebnis durch das Angebot an digitalen Lösungen verbessert. Am meisten wird dabei die Informationstransparenz zu den Events, speziell die Zunahme an Informationen weit vor den Veranstaltungen, geschätzt. Ebenso wichtig sind Teilnehmern die Networking-/Matchmaking-Möglichkeiten sowie das Online-Ticketing. Die Kommunikation zwischen den Teilnehmern findet zunehmend über Online-Netzwerke und spezielle Veranstaltungs-Apps statt, sodass bereits vor den Veranstaltungen passende Kontakte aus oft tausenden von Teilnehmern gezielt herausgefunden werden können. All das zahlt deutlich auf die Teilnehmerzufriedenheit ein.

75 Prozent der befragten Veranstalter nutzen bereits digitale Lösungen für Ihre Events. Besonders E-Mail-Kampagnen und Online-Vermarktung werden am häufigsten eingesetzt. Nur knapp die Hälfte der Veranstalter nutzt das Online-Ticketing, obwohl in der Studie 92 Prozent der Teilnehmer auf die Frage nach bereits genutzten digitalen Tools das Online-Ticketing angaben. Hier verprellen Veranstalter noch einen wesentlichen Teil ihrer Zielgruppe. Online-Diskussionsforen und Networking- sowie Event-Apps landeten bei den befragten Teilnehmern dagegen weit abgeschlagen: Nur die Hälfte hat diese bereits genutzt.

Zukünftig wollen drei Viertel der befragten Veranstalter noch stärker auf digitale Lösungen setzen, besonders im Bereich Online-Vermarktung. Sie planen einen zunehmenden Einsatz von E-Mail-Kampagnen, aber auch die Nutzung von Event-Apps und der Einsatz von Online-Ticketing-Lösungen werden besonders häufig genannt.

Für Teilnehmer ist die Aussicht auf Networking-Möglichkeiten mittlerweile genauso wichtig wie das Eventprogramm. Der gezielte Einsatz von Kennenlern-Möglichkeiten in sozialen Netzwerken oder spezielle Event-Apps spielen deshalb eine wachsende Rolle. Informationstransparenz bleibt für viele Teilnehmer weiterhin sehr wichtig, genauso wie die Möglichkeiten des Online-Ticketing.

Abbildungen: Studie 2016: Die digitale Transformation in der Eventbranche, XING Events

weiterführende Links

• „Hashtag – Wie die digitale Transformation auf die Veranstaltungsbranche wirkt“, Interview mit Sascha Lobo, GCB German Convention Bureau
• Studie 2016: Die digitale Transformation in der Eventbranche, XING Events
• Event Apps machen Konferenzen interaktiver, Referentenblog
• Mit Events erfolgreich kommunizieren! Referentenblog
• Social Selling durch Vorträge, Referentenblog
• Messen sind Informationsereignisse, Referentenblog