12 Dez Mehr Zeit für das Networking in der neuen Veranstaltungswelt

Die Vielfalt an Formaten und Veranstaltungskonzepten nimmt in der Kongressbranche zu. Durch die zunehmende Digitalisierung und die damit einhergehenden neuen Arbeitsweisen setzen auch die Konferenzanbieter bei ihren Veranstaltungen stärker auf Offenheit, Agilität, Vernetzung und Partizipation.

Die Entstehungslegende des Erfinders des Formats Open Space, Harrison Owen, besagt, dass dieser während einer aufwändig organisierten Konferenz festgestellt haben will, dass die Teilnehmer vor allem die Kaffeepausen als nützlich erachtet haben, während sie die eigentliche Konferenz eher als unwichtig bewerteten. Das ist eine Erfahrung, die viele von uns sicher auch schon gemacht haben und nachvollziehen können. Jedenfalls entwickelte Owen mit Open Space ein Format, das genau dieses Bedürfnis nach spontanem Austausch bedient, ohne in die Beliebigkeit abzugleiten.

Teilnehmer geben die Strukturen vor

Es gibt bei dieser Veranstaltungsform zwar ein übergreifendes – meist komplexes – Thema, aber weder eine geplante Tagesordnung noch festgelegte Teilnehmer. Was jedoch nicht heißt, dass ein Open Space nun gar keine Struktur hätte. Der Unterschied zu herkömmlichen Veranstaltungsformaten ist, dass sich die Besucher diese Struktur in den ersten anderthalb Stunden selbst geben. In dieser Zeit treffen sich alle Anwesenden, abhängig von ihrer Anzahl, in einem oder mehreren Kreisen. Hier kann nun jeder sein Anliegen zum Thema vortragen und damit Verantwortung für das Thema übernehmen. Eines der Gesetze eines Open Space lautet: „Jedes Thema darf durch jeden vorangetrieben werden.“

Wenn alle Anliegen vorgetragen sind, werden sie veröffentlicht und jeder Teilnehmer kann sich dort eintragen, wo er /sie am liebsten mitmachen würde. Danach arbeitet jede Gruppe an ihrem Thema. Am Ende veröffentlichen alle ihre Ergebnisse. Besonders befruchtend sind die sogenannten „Hummeln“, die von Gruppe zu Gruppe „fliegen“ und zwischen den unterschiedlichen Themen vermitteln. Auf diese Weise entsteht ein Netzwerk, das dem Wissensaustausch im Internet sehr ähnlich ist und vor allem nicht durch bürokratische oder andere Hürden behindert wird.
Bevor ein Open Space beendet wird, bekommen alle Teilnehmer die Ergebnisse der einzelnen Gruppen ausgehändigt. Die Erfahrung hat gezeigt, dass der Geist einer solchen Veranstaltung weit über die zwei oder drei Tage hinaus wirkt, die sie tatsächlich dauert, denn die Besucher erfahren eine völlig neue Form der Partizipation bei der Wissensvermittlung. „Was hier passiert, ist mehr als Informationsvermittlung. Es ist Ausdruck eines echten Wandels in Unternehmen, ein Teil der digitalen Transformation“, so Dr. Willms Buhse, Experte für Digital Leadership & Enterprise 2.0.

Barcamps, FedExDay und die Prinzipien des Internet

Inzwischen gibt es weitere solche Formate, sie heißen zum Beispiel BarCamp oder FedExDay und machen sich wie Open Space den schnellen, offenen Informationsaustausch des Internets zu eigen und kommen dadurch nicht nur zu innovativen Ergebnissen, sondern sie fördern gleichzeitig die Begeisterung und Motivation der Teilnehmer.

Barcamps sind noch etwas lockerer organisiert als Open Spaces, folgen aber der gleichen Grundidee. Ihre Herkunft aus dem IT-Bereich erkennt man an der Namensgebung: Bar bedeutet dort Platzhalter. Der FedExDay erhielt seinen Namen von einem Kurierdienst, der damit wirbt, innerhalb von 24 Stunden zu liefern. Hier nehmen sich die teilnehmenden Gäste 24 Stunden Zeit, um in Gruppen an Themen zu arbeiten, die sie selbst wählen. Meist beginnt das Format gegen Mittag, nachts wird eine kleine Pause eingelegt und „geliefert“ wird nach genau 24 Stunden, dann werden die Ergebnisse präsentiert.

Diese neuen Veranstaltungsformate sind nicht zuletzt Folgen neuer Arbeitsweisen der jungen Generation, darunter neuer Formen des Informationsaustausches, sogenannter Co-Creation-Formate. Sie schaffen Begeisterung, Ergebnisse und fördern das Mitmachen. Statt Vorträge mit eindimensionaler Informationsvermittlung bauen diese neuen Formate auf Vernetzung, Partizipation, Offenheit und Agilität und setzen auf genau dieselben Prinzipien, auf deren Basis das Internet funktioniert.

weiterführende Links
» Merkmale einer Open Space Konferenz, partizipation.at
» Ablauf einer Open Space Konferenz, focus.de
» Tagung und Kongress der Zukunft. Studie, 2013
» Willm Buhse über Co-Creations-Formate, doubleyuu.com
» Termine der wichtigsten Kongresse und Messen in 2015, Referentenblog

Fotos flickr: Barcamp Kiel 2013, Christoph Bechtel /the ultimate barcamp logo collection, Tine Steiss