25 Feb Konferenzen & Corporate Events durch Apps interaktiver gestalten

Event Apps gehören in den USA auf Konferenzen und Tagungen zum Standard beim Planen und Durchführen von Veranstaltungen. In Deutschland beginnt diese Entwicklung gerade und immer mehr Veranstalter machen sich die starke Verbreitung von Smartphones und Tablets zu Nutze, zumal richtig eingesetzt, Apps eine völlig neuartige Interaktion ermöglichen.

Inzwischen gibt es verschiedene Anbieter und erste Erfahrungen und ich habe über diese zukunftsweisenden Entwicklungen mit Jürgen Mayer, CEO der plazz-entertainment AG, gesprochen. Seine Firma ist ein IT-Entwicklungsstudio, spezialisiert auf Konzeption, Design, Entwicklung und Management von High-End-Applikationen für iOS, Android, Web-Apps und Facebook und ihre Mobile Event App wurde bereits vielfach eingesetzt, so unter anderem beim Zukunftsforum des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO oder dem Zeitungen Jahreskongress des BDZV.

Welche Vorteile haben mobile Konferenz Apps für Veranstalter und Teilnehmer?

JM: Veranstalter können mit einer solchen App das klassische, gedruckte Konferenzprogramm ersetzen. Der Verzicht auf Printmedien macht eine Veranstaltung nicht nur nachhaltiger sondert spart auch Kosten. Ein weiteres Hauptargument für eine App ist die hohe Flexibilität. So lassen sich jederzeit Änderungen vornehmen, so dass der Nutzer der App immer den aktuellsten Stand entnehmen kann. Printmedien dagegen können auf spontane Änderungen beispielsweise des Programms oder den Ausfall von Referenten nur sehr begrenzt reagieren

Darüber hinaus bieten Mobile Event Apps auch den Teilnehmern einen klaren Mehrwert. Auf Konferenzen ist der Zugang über Smartphone oder Tablet einfach, praktisch und schnell verfügbar. Die zusätzlichen Möglichkeiten, wie eine Diskussion untereinander mit Hilfe einer Chatfunktion, der Austausch mit den Referenten oder Umfragen können das Erlebnis des Konferenzteilnehmers entscheidend bereichern und lassen ihn zum aktiven Part der Veranstaltung werden. Die Konferenzbesucher können sich via App Notizen machen und diese per eMail versenden. Auch ein Anbindung an Twitter ist möglich. Auf diese Weise steht der interaktiven Kommunikation nichts im Wege.

Über welche Funktionen sollte eine mobile Event App verfügen?

JM: Standardfunktionen einer mobilen Event App sind solche, die vom gedruckten Programmplaner bekannt sind, wie das Konferenzprogramm, die Referentenlisten und -biografien, Pläne des Veranstaltungsorts und gegebenenfalls eine Teilnehmerliste.
Einen echten Mehrwert bietet eine mobile Konferenz App aber vor allem mit zusätzlichen Funktionen. Hierzu gehören Live-Abstimmungen, Awards oder Polls während eines Vortrags, eine Chat-Funktion sowie Kontaktvermittlungsangebote für die Teilnehmer untereinander, das sogenannte Matchmaking. Dabei ist die Suche nach Teilnehmern mit ähnlichen Interessen möglich. Es lassen sich auch Fragen an Referenten via App stellen. Die mobilen Apps eignen sich also perfekt fürs Networking und erleichtern die Kommunikation unter allen Beteiligten einer Veranstaltung.
Wir haben die Erfahrung gemacht, dass Konferenzteilnehmer sehr offen für diese neuen Möglichkeiten, wie der erstmalige Einsatz für den BDZV beim Zeitungskongress gezeigt hat: Immerhin haben von 300 Teilnehmern über 65% die App genutzt und auch die Mehrfach-Nutzung war weit höher als erwartet mit im Schnitt über 12 Sessions pro Besucher.

Nach welchen Kriterien sollte eine Veranstaltungs App ausgewählt werden?

JM: Das hängt von der Menge an Inhalten und dem Bedarf an Flexibilität sowie den eigenen Kontrollwünschen ab. Entweder der Kunde liefert die Inhalte vorab und der Entwickler pflegt diese ein und muss auch für weitere Änderungen beauftragt werden bis hin zu Modellen, bei denen Inhalte einmalig eingepflegt werden und der Kunde später über ein Content Management System Inhalte zu jedem Zeitpunkt ändern, hinzufügen oder löschen kann. Weitere Kriterien sind die Anzahl der Teilnehmer beziehungsweise die Laufzeit einer App. Hier gibt es verschiede Lizenz-Modelle bis hin zu Festpreis-Modellen oder Zeitbasierten Laufzeitmodellen.

Welche Technologien und welchen Nutzen bieten Apps?

JM: Momentan gibt es bei der Implementierung zwei Wege: Native oder webbasierende Apps. Native Apps sind solche, die programmiert werden um im jeweiligen App Store, wie zum Beispiel Google Play oder Apple iTunes, heruntergeladen zu werden. Dabei erfordert die Anpassung einer App an mehrere Betriebssysteme immer extra Entwicklungsarbeit.
Webbasierende Apps sind Internetseiten, die für die Ansicht auf kleineren Geräten wie Smartphones und Tablets optimiert sind.

Beide Technologien haben ihre Vor- und Nachteile. Web Apps bieten ein gleichwertiges Benutzererlebnis auf allen Endgeräten, sind kostengünstiger in der Entwicklung und funktionieren zudem auf jedem Internetbrowser. Native Apps wiederum können zum Download in den Stores bereitgestellt werden und bieten ein intuitives Nutzererlebnis in der Umgebung des gewohnten Betriebssystems.
Aus unserer Erfahrung sind mobile Event Apps marktreif und sie bieten sowohl den Veranstaltern als auch den Teilnehmern und Referenten einen hohen Nutzen. Die Nutzungsrate liegt, je nach Technikaffinität der Teilnehmer, bei über fünfzig Prozent. Für den Veranstalter entstehen finanzielle Vorteile durch das Einsparen von Printmedien und die Einnahme von Geldern über Sponsoring innerhalb der App. Mit dem stetigen Wachstum bei der Nutzung mobiler Endgeräte und bei deren zunehmender Bedeutung für unseren Alltag sollte sich jeder Event Veranstalter die Frage stellen, ob er seinen Besuchern nicht zukünftig eine mobile Konferenz App anbieten sollte.

Welche Erfahrungen haben die Veranstalter mit dem Live Voting gemacht?

JM: Die Veranstalter haben sehr positive Erfahrungen gemacht. Es war ein Highlight, dass die Teilnehmer live auf der Leinwand sehen konnten, wie sich die Balkendiagramme in Echtzeit beim Voting verändern. Wir haben übrigens beobachtet, dass mehr als etwa ein Drittel der Nutzer mit ihrem Smartphone, nicht mit dem Tablet oder Notebook, auf die App zugreifen.

Für welche Art von Veranstaltungen kommen mobile Apps besonders in Frage?

JM: Ich sehe besonders Konferenzen zu technischen Innovationen als Vorreiter oder unternehmensinterne Veranstaltungen, beispielsweise im Bereich Automotive. Aber auch wissenschaftliche Einrichtungen wie die Fraunhofer Institut oder Universitäten kommen in Frage, genauso wie Anbieter von Green Konferenzen. Veranstalter können damit einen besonderen Mehrwert für ihre Besucher schaffen, alle Teilnehmer aktiver mit einbeziehen und ihnen Informationen auf dem aktuellsten Stand bieten. Das ganze dazu ökologisch, kostengünstig und innovativ.

Also, es gibt noch viel Potenzial, vielen Dank Jürgen Mayer für das Gespräch!

Quelle Foto: flickr DLD13 Conference, Hubert Burda Media

weiterführende Links
Veranstaltungen im Zeitalter von Social Media, Referentenblog
Studie: Tagung und Kongress der Zukunft, Referentenblog