Veranstaltungsplan: Wie Sie Konferenzen oder Weiterbildungen optimal nutzen

Viele Organisationen, Agenturen oder Mitarbeitende wollen an bestimmten Konferenzen oder Messen teilnehmen: Sei es als Aussteller, Referent:in, Teilnehmer:in oder zur beruflichen Weiterbildung.

Diese vielen unterschiedlichen Formate und Termine zu planen und zu managen, ist für jedes Unternehmen eine wiederkehrende Herausforderung, der man mit einem gut durchdachten Messe- und Eventplan begegnen kann. Angesichts der Budgets für die Teilnahmen an Messen oder Konferenzen sollte ein Eventplan für jedes Unternehmen und für alle  Branchenexpert:innen dazugehören und allen Mitarbeitenden zugänglich sein.

Nachfolgend möchte ich Ihnen einige Tipps geben, worauf Sie bei Ihrem Jahresplan für Unternehmensveranstaltungen achten sollten:

1. Überblick schaffen: Branchenevents des Jahres

In diesem Plan, der als Tabelle gestaltet sein kann, sollten alle für das Unternehmen relevanten Veranstaltungen für das kommende Jahr aufgenommen werden.

Wählen Sie für 2022 relevante Konferenzen, Messen, BarCamps und andere Netzwerkveranstaltungen, externe und interne Workshops oder Weiterbildungen aus, die zu Ihren Unternehmenszielen und der gewünschten Zielgruppe oder zu Ihren Interessen wirklich passen. Als Grundlage für die anstehenden Branchenevents können Sie beispielsweise meine Jahresübersicht, LinkedIn, Xing, T3n oder die MarketingBörse nutzen.

Die Branchenevents sollten mit dem Eventprofil und kurzen Hintergrundinformationen, der Zielgruppe und den Teilnehmer:innen aufgenommen werden. Den Rückblick auf das vorherige Programm können Sie mit der URL notieren. Das vorherige Konferenzprogramm gibt Ihnen einen guten Überblick über die Themen, Speaker:innen und Agenda. Mögliche Networking-Abende, die mediale Resonanz und die Präsenz in verschiedenen Socialmedia-Kanälen können ebenso wichtige Anhaltpunkte bieten.

Bewerten Sie die Relevanz jeder Veranstaltung für sich oder ihr Unternehmen: Zu jeder Veranstaltung gehören die Ziele, die durch die Teilnahme realisiert werden sollen, die Einschätzung der vertrieblichen Relevanz und welche Mitarbeiter:innen teilnehmen.

Erfolgt die Teilnahme als Aussteller mit einem Messestand, als Besucher:in oder Speaker:in und welche Deadlines gibt es? Denken Sie dabei daran, dass Veranstalter einen hohen zeitlichen Vorlauf haben und notieren Sie den Status der Absprachen mit den Beteiligten.

2. Betriebliche Weiterbildungen

Auch die Fortbildungen der Mitarbeitenden sollten bei den Jahresplanungen berücksichtigt werden, unabhängig davon, ob Sie diese selbst anbieten oder von externen Veranstaltungsanbietern nutzen.

Dabei sollten Sie die fachlichen Themen, die für das Unternehmen und einzelne Mitarbeiter:innen wichtig sind gemeinsam festlegen. Anschließend können Sie die geeigneten Veranstalter und Termine auswählen.

3. Referenten-Anfragen und Speaker Management

Zur leichteren Übersicht können Sie beim Speaker-Management die ausgewählten Branchenevents der Expert:innen mit dem jeweiligen Vortragsthema sowie die eingehenden Speaker:innen-Anfragen der Konferenzleiter aufnehmen.

Wichtige Informationen, ob es sich um einen Fachvortrag oder um ein Sponsoring handelt und ob das Unternehmen oder Mitarbeitende zuvor bei der Veranstaltung präsent waren sowie das Feedback zur vorherigen Veranstaltung bieten eine gute Grundlage zur Zielerreichung.

Auf dem Podium: Bühne frei als Speaker:in

4. Interne und externe Kommunikation

Genauso wichtig wie das Vorbereiten und Planen einer Eventteilnahme ist es, die Eindrücke und Ergebnisse der Veranstaltung in der internen und externen Unternehmenskommunikation mitzuteilen.

Einige Unternehmen führen dazu etwa ein Breakfast oder Impuls-Meeting mit dem Review zur Konferenz durch. Von den Trends, neuen Ideen und Learnings, vorgestellt etwa in einem Jour fix oder Meeting, können alle unmittelbar in Social Media berichten.

Die Teilnehmer:innen und Corporate Influencer:innen sollten von Marketing, Vertrieb und der Unternehmenskommunikation unterstützt werden. Von ihren neuen Erkenntnissen und Erfahrungen können alle Mitarbeiter:innen berichten. Dafür sind Podcasts, Tutorials, Veröffentlichungen der Präsentationen oder von Mitschnitten der Veranstaltung gut geeignet.

5. Koordination, Erfolgsmessung und Follow-up der Events

Bei den vielen über das Jahr verteilten Branchenevents der Unternehmen ist eine gute Koordination unabdingbar.

Wichtige Termine, Deadlines für das Call-for-Papers, die Ansprache der Konferenzleiter, den Messestand oder das Early Bird-Ticket sollten auf dem aktuellen Stand sein.

Nach einer Konferenz sollte eine beurteilende Einschätzung von den Teilnehmenden erfolgen. Die neuen Kontakte, ihre Qualität sowie die Leadqualifizierung und ihre Kosten müssen ausgewertet werden.

Nach dem Event ist vor dem Event lautet ein geflügeltes Wort und deshalb sind alle Maßnahmen wichtig, um mit neuen und bestehenden Kontakten in Verbindung zu bleiben. In der Planung gilt es festzulegen, wer auf welche Weise die Kontakte pflegt.

Habe ich etwas Wichtiges vergessen? Planen Sie weitere Schritte? Wie sind Ihre Erfahrungen? Ich freue mich über Ihre Ergänzungen!

Keine Kommentare

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Verwandte Themen
Die besten Tipps für Keynote Speaker:innen: Anne M. Schüller im Interview

Ein Keynote-Vortrag unterscheidet sich von einem Vortrag. Wodurch sich die Eröffnungs-Keynote oder Abschluss-Rede von einem Vortrag unterscheidet und Tipps, wie Vortragende das Publikum erreichen von ...weiterlesen >>

Bevorzugte Veranstaltungsformate: Konferenzen, Webinare oder Podcasts

Digitales Arbeiten und Online-Konferenzen sind durch die Coronakrise normal geworden. Die Pandemie hat die Veranstaltungsbranche rasch digitalisiert. Seit dem vergangenen Jahr sind Online-Konferenzen, Webinare oder ...weiterlesen >>