Überzeugen beim Call for Papers

Mit einem Call for Participation rufen Veranstalter von Konferenzen und Kongressen Experten zur Teilnahme als Referent auf. Vortragende erhalten durch das Einreichen ihrer Vortragsthemen eine gute Möglichkeit, als Speaker:in direkt auf der Bühne mitzuwirken. Was Sie beim Erstellen Ihrer Themenideen beachten sollten und nach welchen Kriterien die Veranstalter auswählen, habe ich in den nachfolgenden Tipps zusammengestellt:

Die Aufrufe zu Beteiligungen als Speaker:in werden einige Monate zuvor, meist auf der Website des Veranstalters und zusätzlich per E-Mail, Newsletter oder Pressemitteilung kommuniziert. Sie enthalten Angaben zu den Themen der einzureichenden Vorträge, Workshops oder Diskussionen. Ebenso werden die Teilnahmebedingungen und Abgabetermine der Vortragseinreichungen genannt.

Vortragsthemen erstellen

Die Voraussetzung für eine erfolgreiche Teilnahme an einem Call of Paper ist es, die thematische Verbindung zur Ausschreibung herzustellen. Es sollte klare Übereinstimmungen geben und Sie sollten sich Zeit dafür nehmen, Ihre Themen mit der Agenda und den geplanten Vortragsthemen überzeugend zu verbinden. Erstellen Sie entsprechende Arbeitstitel mit aussagefähigen Unterthemen des Vortrags und legen Sie prägnant dar, was die Teilnehmenden erwartet und welchen Mehrwert sie erhalten. Nutzen Sie überzeugende Vortragsinhalte, die Interesse wecken.

Die Veranstalter oder Jury entscheiden nach fachlichen Vorgaben und möchten ihrem Publikum Qualität und überzeugendes Praxiswissen bieten. Werbliche Inhalte oder Verkaufspräsentationen sortieren Konferenzentscheider aus. Bedenken Sie, dass Sie mit einem nur halb passenden Inhalt – sollten Sie wider Erwarten dennoch eingeladen werden – Ihrer Reputation nichts Gutes tun.

Teilnahmebedingungen als Speaker

Alle Veranstalter haben klare Vorgaben, wer auf ihrer Konferenz auftreten kann. Die Speaker sollen beispielsweise Verantwortliche einer speziellen Branche oder eines bestimmten Unternehmensbereichs sein.

Neben Vortragenden aus Industrie, Handel und teilweise Dienstleistung können sich Experten aus NGO’s, Agenturen, Verbänden oder Bildungseinrichtungen bewerben. Es ist nicht unüblich, dass Anbieter von Produkten, Dienst- oder Beratungsleistungen bei der Aufnahme als Redner beim Call of Papers nicht aufgenommen werden. Meist erhalten diese im Rahmen einer Partnerschaft Vortragsmöglichkeiten. Die Teilnahmemöglichkeit, als Referent mit einem Vortrag mitzuwirken, hängt davon ab, wie stark Sie Thought Leader sind.

Kriterien der Arbeitsthemen für Keynote, Speech oder Workshop

Ihr Beitrag sollte nicht nur thematisch passen, sondern innovativ und von Expertenwissen geprägt sein. Dazu gehört eine hohe Praxisrelevanz, denn Eventbesucher möchten keine theoretischen Fachvorträge hören, sondern aus den Erfahrungen anderer lernen und konkrete Ideen für das Lösen eigener Aufgaben und Probleme mitnehmen. Achten Sie darauf, dass Sie bei aller Praxisbezogenheit nicht in die Nähe von Unternehmens- oder Produktwerbung geraten. Das ist bei jedem Veranstalter ein Ausschlussgrund.

Vorträge auf Branchenevents funktionieren heute kaum noch ohne interaktive und kollaborative Formate, mit denen das Publikum aktiv einbezogen werden kann. Das Konzept dazu sollte Teil der Beschreibung Ihres Beitrages sein, die Sie am besten in einer Kurz- und einer Langfassung bereitstellen. Darin sollten alle wichtigen Informationen zu Ihrem geplanten Vortrag enthalten sein, die Sie bitte glaubhaft und stringent formulieren.

Angaben zum Referenten

Neben der überzeugenden Beschreibung Ihres Beitrages sind Angaben zu Ihnen wichtig. Die Konferenzentscheider möchten nicht nur ein spannendes und innovatives Beitragsthema, sondern auch, dass der Redner oder die Rednerin interessant und unterhaltsam präsentieren. Daher gehören neben wichtigen biografischen Angaben und einem ansprechenden Foto auch die Titel bisheriger Vorträge in die Referenteninformation, dazu ein verlinktes Video und weiterführende Links. Auf Ihrer Website und in Social Media sollten Sie Ihre Speakertätigkeiten ebenfalls aufnehmen

Call for Participation – Vortragsvorschlag einreichen

Auch wenn es banal klingt, hierauf möchte ich hinweisen: Denken Sie bei Ihren Unterlagen, die Sie erstellen, an Ihre Adressaten. Veranstalter haben wenig Zeit und erwarten kurze, knappe und informative Texte. Wenn Sie die Vorgaben, die viele Veranstalter bezüglich der Zeichenanzahl machen, unterschreiten – umso besser! Allerdings sollten alle für Ihren Vortrag und über Sie wichtigen Informationen enthalten sein. Geben Sie Ihren Text am besten Dritten zum Gegenlesen. Prüfen Sie vor dem Versand Ihre Dokumente auf Vollständigkeit und beachten Sie das Datenvolumen, damit Ihr Vortragsvorschlag und hochauflösendes Foto erfolgreich beim Konferenzanbieter hochgeladen werden kann. Nach der Einreichungsfrist sichten die Veranstalter die verschiedenen Speakervorschläge und beurteilen, meist gemeinsam mit der Jury oder dem Fachbeirat, über die Aufnahme der Referenten im Programm. Anschließend wird das Line-up mit den Programmpunkten der Vorträge der Referenten erstellt. Zur leichteren Übersicht können sich die Teilnehmenden ihr Programm hinsichtlich der gewünschten Vortragsthemen, Inhalte oder Zielgruppe filtern und selbst zusammenstellen.

Aktuelle Call for Papers und Gruppen

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