Wie Sie Ihr Event vermarkten

13.08.2018

Immer wieder einmal werde ich von Veranstaltern oder Unternehmen gefragt, ob ich weitere Ideen zum Vermarkten ihrer Events habe. Meist fällt mir etwas ein, woran mein Gegenüber noch nicht gedacht hat. Es gibt so viele Möglichkeiten zum Promoten der eigenen Veranstaltung und bei der Dichte an Branchenevents sollten Sie möglichst viele davon kennen und nutzen. Im Folgenden habe ich Ihnen einige Tipps zusammengestellt.

Auf die Idee zu diesem Beitrag hat mich XING gebracht, die Plattform für Geschäftsnetzwerke im deutschsprachigen Raum. Dort wurde im vorigen Jahr eine interessante Studie zur Eventvermarktung veröffentlicht, die ein paar bedenkenswerte Hinweise zum Thema enthält. Untersucht hat man einerseits, welche Maßnahmen Veranstalter zur Vermarktung einsetzen, daneben befragte man nationale und internationale Teilnehmer, auf welche Weise sie Veranstaltungen suchen, finden und auswählen.

XING, Eventvermarktungsstudie 2017

Wirklich verwundert hat mich das nicht, dass mehr als zwei Drittel der befragten Veranstalter digitale Maßnahmen nutzen. Mit weit mehr als über 70 Prozent möchten sie mehr Teilnehmer gewinnen und die Bekanntheit des Events steigern.  Schließlich sind wir doch alle irgendwie permanent online. Wie erreicht eigentlich das andere Drittel ihre Kunden?

Veranstalter setzen neben der eigenen Website vor allem auf klassische Kommunikationskanäle wie E-Mail-Marketing sowie auf Social-Media-Marketing. Printanzeigen spielen dagegen eine weitaus geringere Rolle, siehe Abbildung.

Zwei Drittel der befragten Teilnehmer nutzen bei der Auswahl von Veranstaltungen am stärksten persönliche Empfehlungen von Freunden und Bekannten. Immerhin 60 Prozent nannten auch E-Mail- und Event-Newsletter. Über 80 Prozent informieren sich vor allem im Internet über Events, nur zwei Prozent suchen gezielt in Zeitschriften und Magazinen.

Mehr als die Hälfte aller Veranstalter und Teilnehmer sehen einen verbesserten Informationsfluss untereinander als wesentlichen Vorteil der digitalen Eventvermarktung.

Event-Website

Nahezu 70 Prozent der Teilnehmer informieren sich auf der Event-Website über die Veranstaltung, so die Studie. Deshalb sollte diese rechtzeitig spätestens zum Beginn des Ticketing übersichtlich und mit vollständigen Informationen versehen vorliegen. Dazu gehören das vollständige Programm, eine Liste der Referenten, gern mit einigen persönlichen Angaben zum Werdegang und zum Vortragsthema, Angaben zu Örtlichkeit und Umfeld sowie die Möglichkeit, sich anzumelden. Sind Ihre potentiellen Teilnehmer einmal auf Ihrer Website gelandet, dann sollten Sie sie spätestens dort von einer Teilnahme überzeugen. Ein Rückblick auf die Vorjahresveranstaltung, Bild- oder Videomaterial und positive Teilnehmerstimmen unterstützen die Entscheidung sicher.

Eventportale

Die Hälfte der Teilnehmer recherchieren gezielt nach bestimmten und ihnen bekannten Events. Das geschieht nicht nur in den bekannten Suchmaschinen, sondern auch Business-Plattformen und Portale werden immer beliebter für die Event-Recherche. Nach Event-Website und -Newsletter belegt der Eventmarkt auf XING Platz 3 der Quellen, über die sich Teilnehmer am häufigsten über Events informieren. Auch auf Plattformen wie Brainguide und Marketingbörse oder auf Eventseiten wie Meetup oder Eventbrite können Veranstaltungen eingetragen und potentielle Besucher erreicht werden.

Social Media Marketing

Zwar suchen nicht einmal ein Fünftel der Teilnehmer in den Sozialen Medien gezielt nach Events, dafür spielen diese eine wichtige Rolle für den Beziehungsaufbau, die Kontaktpflege zwischen Veranstalter und Teilnehmern sowie für den Austausch zwischen den Teilnehmern untereinander. Wie oben erwähnt folgen zwei Drittel aller befragten Teilnehmer den Empfehlungen von Bekannten und Freunden, mit denen sie heutzutage bevorzugt über die Sozialen Medien im Kontakt sind. Viele würden, so die Studie, von Veranstaltern gern mehr über spezielle Gruppen dort informiert werden, doch nur knapp ein Zehntel der Veranstalter nutzt diese Möglichkeit bisher.

Für Social Media Posts gilt, was eigentlich für alle Informationsaussendungen gelten sollte: Aktualität, Informationsgehalt, Unterhaltsamkeit, ansprechende Gestaltung sowie die Verwendung von Bild- und Videomaterial sind ein Muss. Ein einheitlicher Hashtag ist besonders für Twitter empfehlenswert, um Businessevents wiederauffindbar zu machen, aber auch um vor, während und nach dem Event mit den Teilnehmern in Kontakt zu bleiben. Gerade auf Twitter werden täglich unendlich viele Nachrichten gepostet, die dadurch nur einen kurzen Lebenszyklus haben. Deshalb ist es notwendig, hier häufiger auf die Veranstaltung hinzuweisen, möglichst jedoch immer wieder mit zusätzlichen Informationen.

Facebook, XING und LinkedIn

Facebook bietet nicht nur die Möglichkeit, Informationen auf der eigenen Seite zu veröffentlichen, sondern es gibt meist interessante fachspezifische Gruppen und außerdem die Möglichkeit der Facebook-Events. In Verbindung mit einem Ticketing-Anbieter wie Eventbrite lässt sich die eigene Veranstaltung zusätzlich zu einem offiziellen Facebook Event machen. Ein offizielles Facebook Event wird häufiger im News Feed der Nutzer angezeigt, erscheint häufiger bei Suchanfragen und seine Werbeanzeigen werden an zusätzlichen Stellen ausgespielt.

Auch Business-Plattformen wie LinkedIn und XING bieten vielfältige Möglichkeiten, eine Business-Veranstaltung zu vermarkten. Besucher des eigenen XING-Profils werden durch einen Handlungsaufruf im Mottofeld und im persönlichen Portfolio informiert. Sie können Ihre Kontakte einladen und ihnen auch ein Affiliate-System anbieten. Über Suchmaschine lassen sich weitere passende Kontakte finden und einladen. Zusätzliche Reichweite erhalten Sie  auch durch das Ankündigen Ihres Events in inhaltlich relevanten Gruppen und durch regelmäßige Veröffentlichungen von entsprechendem Content dort. Auch Eventanzeigen sind eine weitere Möglichkeit, um neue Interessenten zu erreichen.

Im Unterschied zu XING-Events gibt es bei LinkedIn keine Event-Seite. Hier müssen Sie für Ihre Veranstaltungsvermarktung immer eine Event-Seite auf Ihrer Webseite beziehungsweise eine Landingpage anlegen, auf die sie später verlinken können. Da Sie über Ihre LinkedIn-Unternehmensseite nur deren Follower erreichen, könnten Ihre Kollegen oder Mitarbeiter die Beiträge teilen. Referenten und Sponsoren, die auf der Plattform aktiv sind, dürfen Sie gern einbinden. Beides erweitert Ihre Reichweite. Anzeigen lassen sich auf LinkedIn ebenfalls schalten.

Bleiben Sie bei der Eventsvermarktung am Ball und begleiten Sie die Konferenz auch während und nach der Veranstaltung. Welche Erfahrungen haben Sie? Ich freue mich auf Ihre Kommentare. 

Foto: flickr, re:publica

Weiterführende Links:
XING, Eventvermarktungsstudie 2017
Event Vermarktung über LinkedIn – Tipps und Ideen, marenkoeppen.com
In 7 Schritten: Businessevents richtig vermarkten mit XING, juttahaupt-partner.de
Wie die Veranstaltungsbranche von der Digitalisierung profitiert, Referentenblog

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